KHỞI ĐẦU DỰ ÁN – ĐẦU XUÔI ĐUÔI LỌT!

đăng 00:42, 25 thg 10, 2016 bởi Tran Minh Tri   [ cập nhật 18:09, 21 thg 11, 2016 bởi Hoainam Trần ]

Có lẽ trong chúng ta không một ai chưa nghe đến câu tục ngữ “Vạn sự khởi đầu nan” đã được ông bà ta đúc kết qua bao nhiêu thế hệ. Đây có lẽ là câu tục ngữ thường được thốt lên mỗi khi chúng ta gặp phải khó khăn khi bắt tay vào làm một công việc gì đó. Các dự án cũng không ngoại lệ. Các dự án nếu không khởi động được sẽ bị “treo” và rơi vài thế “tiến thoái lưỡng nan”. Bạn có thể thử tìm kiếm trên Google với cụm từ “dự án treo” thì có thể thấy mức độ nghiêm trọng của vấn đề. Các cơ quan quản lý nhà nước đã nỗ lực để giải quyết tình trạng này[i]. Và tất nhiên, nhà quản lý dự án nếu không rơi vào thế “chẳng đặng đừng” thì cũng không muốn như vậy.


Thế thì, ông bà ta cũng có câu “đầu xuôi thì đuôi lọt” để thể hiện mức độ quan trọng của thời điểm khởi đầu đối với toàn bộ quá trình thực hiện một công việc nào đó. Khởi đầu dự án (intitiaing process) là một giai đoạn rất cần thiết  mà qua đó, người lãnh đạo đội ngũ thực hiện dự án có thể tạo ra được những tiền đề quan trng cho các giai đoạn tiếp theo trong công tác quản lý dự án của mình. Để một dự án có thể “khởi động” một cách suôn sẻ, nhà quản lý dự án cần phải nắm rõ bộ máy của mình  sẽ vận hành thế nào, đi về đâu, và cần những gì để “tăng tốc” khi cần thiết để “về đích” an toàn.

Quá trình khởi đầu một dự án hướng đến sự thống nhất giữa kì vọng của các bên liên quan và mục đích của dự án. Để đạt mục tiêu này, PMBOK[ii] đưa ra các mục tiêu của một quá trình khởi đầu dự án bao gồm:

1.      Xác định mục tiêu (scope) và những giới hạn (boudaries) của dự án

2.      Xác định các bên liên quan (stakeholders) trong dự án,

3.      Đạt được cam kết ban đầu về nguồn tài chính dành cho dự án


Mục tiêu chính là thước đo về sự thành công của dự án. Chính vì thế, khi xây dựng mục tiêu, nhà quản lý dự án cần xác định thật rõ ràng, cụ thể và đưa ra được các chỉ báo về mức độ hoàn thành mục tiêu này. Ngoài ra, việc xây dựng các giới hạn (về nguồn lực, thời gian, chi phí, chất lượng, kết quả…) cũng là một việc cần thiết. Với giới hạn này, nhà quản lý dự án có thể xây dựng kế hoạch một cách chi tiết nhất nằm trong khả năng của toàn bộ dự án.

Với bất kì dự án nào (nhỏ hay lớn) đều đòi hỏi rất nhiều sự liên hệ giữa các cá nhân hoặc tổ chức có liên quan. Do đó, việc xác định rõ ràng ai có liên quan, ai sẽ tham gia thực hiện, ai hưởng lợi từ dự án… là rất quan trọng. Nhà quản lý dự án cần nắm rõ đặc điểm của các bên liên quan này và kì vọng của họ từ dự án là gì và làm sao để đồng nhất kết quả của dự án với kì vọng của các bên liên quan. Điều này rất quan trọng trong việc đạt đến sự thống nhất chung và thỏa thuận một cách chính thức về việc cùng nhau thực hiện một dự án. Từ đó mà các bên liên quan trong dự án sẽ đưa ra cam kết của mình về quyền hạn, trách nhiệm đối với dự án.

Khi đã xác định được các đích cần đạt được của dự án và những người có liên quan, việc tìm kiếm nguồn tài chính cho dự án là rất cần thiết. Để có thể đảm bảo một nguồn tài chính ổn định, nhà quản lý dự án cần phải chứng minh được sự hấp dẫn của kết quả dự án đối với các nhà đầu tư.

Vậy thì cả một giai đoạn khởi đầu của dự án chỉ nhằm mục tiêu đạt đến một văn bản khẳng định sự tồn tại của dự án thông qua bản tuyên ngôn dự án[iii] hoặc điều lệ dự án[iv] (Project Charter). Bài viết tiếp theo sẽ giúp độc giả tìm hiểu về văn bản này.

Lời kết

Có thể thấy tất cả các công việc trên để khởi đầu một dự án rõ ràng là rất khó khăn, phức tạp và có thể các dự án phải trải qua một giai đoạn khởi đầu rất dài với nhiều lần thất bại. Vì thế mà các nhà quản lý dự án cần phải có mục tiêu rõ ràng và sự quyết tâm đạt được mục tiêu này. Không khó để chúng ta thấy được rất nhiều dự án với ý tưởng khởi nghiệp đặc sắc được tài trợ với nguồn vốn lên đến triệu USD ví dụ như chàng trai gốc Việt tại thung lũng Silicon đã đạt được nguồn tài trợ khủng từ dự án GotIt![v] của mình. Hoặc như một cậu bé chỉ mới học lớp ba nhưng kiên trì với niềm đam mê và mục tiêu của mình sau nhiều lần thất bại đã thành công với dự án máy diệt ruồi[vi] của mình. Và người viết xin trích dẫn câu nói của em để làm động lực cho những người khởi động dự án:

"Con nghĩ muốn thành công thì phải chịu khó, không chán nản trước mọi thất bại…”



Comments